Análisis económico-financiero en Power BI

Introducción

Los informes económico-financieros, basados principalmente en las normas de registro y valoración de los diferentes elementos que componen los estados financieros que deben elaborarse bajo el Plan General de Contabilidad, han sido históricamente un proceso complejo y estático, que proporciona información limitada y con horizontes temporales predefinidos (cierre trimestral, anual…), con la que no podemos interactuar y profundizar en aquellos aspectos que nos interesan en cada momento, algo necesario si realmente queremos poder obtener información relevante y evaluar en detalle la evolución de las magnitudes empresariales en relación a sus objetivos.

Las herramientas de inteligencia de negocios nos permiten ir mucho más allá en la elaboración de este tipo de informes, tanto si se basan principalmente en la contabilidad financiera y se dirigen a los grupos de interés externos a la empresa, como si utilizan un amplio abanico de orígenes de datos internos y externos, y sus destinatarios principales son los directivos de la empresa, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones en cualquier momento y lugar, proporcionando un instrumento de planificación, información y control simultáneo y dinámico de las diferentes partes de una organización, aumentando la capacidad de la empresa de crear valor económico.

Utilizar un sistema de Business Intelligence facilita y mejora notablemente los procesos empresariales cuyo objetivo es elaborar y presentar información económico-financiera. Teniendo en cuenta que la mayoría del tiempo de los empleados que realizan tareas relacionadas con las funciones financieras, fiscales y de control de gestión en una empresa, se dedica a capturar datos, realizar cálculos y elaborar informes, el disponer de una herramienta de este tipo libera recursos que pueden dedicarse a funciones que requieran inteligencia emocional y experiencia personal para ser llevadas a cabo.

No solo obtenemos una mejora considerable en el nivel de eficiencia en la elaboración de informes, sino que obtenemos una gran cantidad de ventajas adicionales con respecto a la situación ampliamente extendida del uso de hojas de cálculo y otras herramientas ofimáticas para la elaboración y comunicación de información económico-financiera. Estas ventajas podemos resumirlas en los siguientes puntos:

• Podemos confiar en los cálculos obtenidos, ya que los datos provienen directamente de las bases de datos que registran las operaciones administrativas, financieras, contables y fiscales de la empresa.

 

• Los informes pueden consultarse en cualquier momento, lugar y dispositivo, facilitando la gestión empresarial en todos los niveles de la organización.

 

• El análisis obtenido es multidimensional e interactivo, por lo que una misma herramienta puede responder a millones de preguntas de negocio, al combinar las medidas calculadas con todos los atributos de cada dimensión del modelo de datos.

 

• Se evitan los problemas de seguridad relacionados con el envío de documentos ofimáticos por e-mail, ya que se establecen permisos de acceso a cada usuario en función del nivel de detalle que queremos que cada uno pueda visualizar. No es necesario el envío de informes, cada usuario puede acceder directamente desde sus dispositivos y en tiempo real a toda la información que le sea relevante.

 

• Podemos calcular cualquier indicador que nos interese, no hace falta que este se encuentre definido y que sea utilizado por otras organizaciones. Al trabajar directamente con un lenguaje de programación para la realización de los cálculos, estos pueden adaptarse completamente a cada empresa. Podemos aplicar la teoría del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Kaplan y Norton, o bien, cualquier otro modelo de seguimiento de indicadores que maneje la organización.

 

• La información se encuentra disponible a cualquier nivel de la jerarquía dimensional temporal. Los cierres mensuales, trimestrales, etc., irán perdiendo importancia en el futuro, ya que las empresas necesitan reaccionar y tomar decisiones en cualquier momento, no solo una vez al mes.

 

• Nos permite mejorar la comunicación con todos los grupos de interés, que si bien las normativas legales tenderán cada vez más a obligar a las empresas a facilitar el acceso a los datos que permitan evaluar su situación patrimonial, las propias empresas se verán forzadas a ello como indicador de transparencia ante sus accionistas y otros stakeholders.

 

• Por último, liberamos a los responsables de los procesos financieros y de control de gestión de tareas automatizables para que sus funciones puedan evolucionar verdaderamente hacia un perfil más estratégico, con un rol clave en la gestión activa de los procesos de transformación y toma de decisiones en un entorno volátil.

El uso de la contabilidad financiera como origen de datos principal

Aunque el uso de un Libro Diario como fuente de información en un sistema de inteligencia de negocios no es algo común, su utilización como tabla de hechos junto con un poco de imaginación y código DAX, nos va a permitir obtener informes con indicadores económico-financieros dinámicos e interactivos, que se encontrarán disponibles para los usuarios de negocio en tiempo real, y a todos los niveles de las estructuras jerárquicas dimensionales, ya sean temporales, de divisiones de la organización, departamentos etc…

El libro diario debe ser una de las tablas de hechos del modelo de datos en cuestión, como podemos ver en la siguiente vista de relaciones:

 

A partir de aquí, vamos a poder calcular todos aquellos indicadores que nos permitan evaluar la situación económico-financiera de la empresa con un nivel de detalle e interactividad enorme.

Por ejemplo, podemos visualizar toda la información correspondiente al balance de situación (o cualquier otro estado económico-financiero) a cualquier nivel de detalle dentro de la estructura jerárquica del mismo y para cualquier horizonte temporal:

 

Podemos también calcular indicadores basados en el balance financiero o de gestión, como las Necesidades Operativas de Fondos o las Inversiones Financieras Temporales, y disponer de la evolución de los mismos incluso a un nivel diario:

 

 

Podemos disponer de toda la información relativa a la cuenta de PyG, desglosable hasta el nivel de cada subcuenta auxiliar, así como segmentar dicha información por departamentos (si hemos establecido centros de coste), divisiones de la empresa u otros atributos dimensionales. Y por supuesto seguir la evolución mensual o a cualquier otro nivel de detalle temporal de la partida que nos interese:

 

 

 

Si disponemos también de información operativa de ventas y costes, podemos elaborar informes de desviaciones presupuestarias basados en el concepto de presupuesto flexible, que estarán a nuestra disposición en tiempo real y podremos segmentarlos en función de cualquier atributo dimensional, llegando incluso a poder visualizar la desviación experimentada respecto al presupuesto de un solo producto, en el horizonte temporal que nos interese:

 

Por supuesto, vamos a poder tener también toda la información relacionada con el Estado de Flujos de Efectivo, a cualquier nivel dentro de la estructura jerárquica del mismo, y determinar las desviaciones producidas entre los flujos reales, presupuestados y previsionales en función de las fechas de vencimiento de nuestros registros de las cuentas a cobrar y pagar:

 

 

Como podemos ver, las posibilidades son infinitas con este tipo de herramientas, solo hay que tener claros los conceptos económico-financieros y echarle un poco de imaginación para programar todos los indicadores que nos interesen en lenguaje DAX, que una vez realizados, nos permitirán disponer de ellos siempre actualizados y sin necesidad de ninguna intervención manual adicional.